24. August 2026 · Aktualisiert am 07. September 2026
Für die Nebenkostenabrechnung zählt nicht nur, ob die Zahlen stimmen. Sie muss auch rechtzeitig beim Mieter ankommen. Bei vereinbarten Betriebskostenvorauszahlungen gibt § 556 BGB einen klaren Rahmen vor: Wir rechnen jährlich ab und teilen die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mit. Wer diesen Termin verpasst, kann eine Nachforderung grundsätzlich nicht mehr geltend machen. Deshalb gehört die Frist in jeden Vermieterjahresplan.
Unser kostenloser Fristenrechner für die Nebenkostenabrechnung hilft uns, den individuellen Abgabetermin aus dem Abrechnungszeitraum abzuleiten. Er ersetzt nicht die Prüfung des konkreten Vertrags und der Zustellung.
Die gesetzliche Frist knüpft an das Ende des vereinbarten Abrechnungszeitraums an, nicht an das Datum einzelner Rechnungen. Endet der Zeitraum am 31. Dezember, muss die Abrechnung dem Mieter grundsätzlich bis zum Ablauf des folgenden 31. Dezember mitgeteilt sein. Bei einem abweichenden Zeitraum verschiebt sich der Stichtag entsprechend. Entscheidend ist der Zugang beim Mieter; der Versand am letzten Tag reicht nicht als sichere Routine aus.
Verspätet sich die Abrechnung, ist eine Nachforderung des Vermieters grundsätzlich ausgeschlossen. Das Gesetz nennt eine Ausnahme, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat. Darauf sollten wir uns nicht vorschnell verlassen. Ein fehlender oder verspäteter Beleg, eine unklare WEG-Abrechnung oder interne Ablageprobleme müssen jeweils sorgfältig geprüft werden. Ein Guthaben des Mieters bleibt von der Frist für die Nachforderung unberührt.
Nach § 556 Absatz 3 BGB hat auch der Mieter eine Frist: Einwendungen gegen die Abrechnung müssen grundsätzlich spätestens bis zum Ablauf von zwölf Monaten nach Zugang mitgeteilt werden. Das ist keine Einladung, Unterlagen nur kurz aufzubewahren. Im Gegenteil: Wir sollten Abrechnung, Belege, Rechenweg und Zugangsnachweis geordnet sichern. Nur so lassen sich Rückfragen auch später sachlich beantworten.
Der Mieter kann Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege verlangen; der Vermieter darf sie elektronisch bereitstellen. Eine nachvollziehbare digitale Ablage erleichtert daher die Fristenkontrolle und die Belegeinsicht zugleich. Welche Kosten überhaupt umlagefähig sind, erklären wir separat in unserem Beitrag zu umlagefähigen Nebenkosten.
Eine gute Abrechnung entsteht nicht erst im Dezember. Wir sammeln laufend Rechnungen, prüfen die Zuordnung und kennzeichnen offene Punkte. Bei einer Eigentumswohnung müssen wir besonders darauf achten, welche Angaben aus der WEG-Abrechnung für das Mietverhältnis geeignet sind. Verwaltung, Instandhaltung und Rücklagen dürfen nicht unbesehen in die Mieterabrechnung wandern.
Die gesetzliche CO₂-Kostenaufteilung ist zu berücksichtigen, wenn CO₂-Kosten aus einer vom Gesetz erfassten Brennstoff- oder Wärmelieferung anfallen; eine Zentralheizung allein löst die Aufteilung nicht aus.[15] Wir prüfen deshalb zunächst den Anwendungsbereich und seine Ausnahmen. Für die Abrechnung brauchen wir dann die Angaben aus der Brennstoff- oder Wärmerechnung, die Wohnfläche und den passenden Zeitraum. Unser Überblick zur CO₂-Kostenaufteilung für Vermieter zeigt, welche Daten bei diesem Teil der Heizkostenabrechnung wichtig sind. Die CO₂-Prüfung sollte früh beginnen, damit sie nicht kurz vor dem Versand zur Fehlerquelle wird.
Gleiches gilt für neue Verträge, Mieterwechsel oder Anpassungen von Vorauszahlungen. Eine Vorauszahlung kann nach einer Abrechnung durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe angepasst werden. Die Anpassung ersetzt aber keine korrekte Abrechnung. Wir trennen deshalb die Prüfung des vergangenen Zeitraums von der Planung der künftigen monatlichen Vorauszahlungen.
Fehlt eine Rechnung oder ist eine Kostenposition unklar, dokumentieren wir die Lücke und klären sie möglichst früh mit Verwaltung, Dienstleister oder WEG. Kurz vor Fristablauf mit Annahmen zu arbeiten, erhöht das Risiko einer fehlerhaften Abrechnung. Bei rechtlich oder rechnerisch strittigen Fällen ist fachliche Prüfung sinnvoll, bevor die Abrechnung versandt wird.
Für die laufende Organisation von Unterlagen und Mieterkommunikation kann MietAssist ein Anlaufpunkt sein. Die Verantwortung für Vertrag, Belege, Berechnung und fristgerechte Zustellung bleibt jedoch beim Vermieter.
Rechtsgrundlage der Präzisierung vom 07. September 2026: [15] § 2 CO2KostAufG – Anwendungsbereich und Ausnahmen.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind stets Mietvertrag, Abrechnungsunterlagen und der Einzelfall.
Informieren Sie sich, wie MietAssist bei der Organisation rund um Vermietung unterstützen kann. Mehr erfahren